Management Assistent

Ga jij verder als Management Assistent?

Als Management Assistent zorg je voor efficiënte en effectieve secretariële ondersteuning van de CCO en COO. Jij ondersteunt hen in allerlei administratieve en organisatorische taken en zorgt ervoor dat ze altijd optimaal kunnen functioneren. Je zorgt ervoor dat de vergaderstukken compleet zijn voor het wekelijkse directieoverleg en de boardmeetings, coördineert MT’s en zorgt voor een soepele administratieve afhandeling. Je hebt daarnaast ook een belangrijke rol in het agendabeheer, waarbij je ervoor zorgt dat de agenda van de CCO en COO optimaal wordt ingevuld, prioriteiten goed worden gesteld en afspraken efficiënt worden gepland. Jouw proactieve aanpak zorgt ervoor dat de CCO en COO zich kunnen richten op hun belangrijkste prioriteiten.

Tot jouw takenpakket behoren o.a.:

• Je bereidt vergaderingen voor, stelt agenda’s op, zorgt voor volledige vergaderstukken en maakt afspraken met interne en externe stakeholders. Je bewaakt de voortgang van de agenda tijdens overleggen en attendeert waar nodig;

• Je handelt secretariële taken af, verzamelt en analyseert informatie, en stelt rapportages en overzichten op. Je ondersteunt de CCO en COO bij dagelijkse administratieve zaken en anticipeert op hun behoeften;

• Je verzorgt de correspondentie voor de CCO en COO screent e-mails, handelt routinekwesties af en signaleert urgente zaken;

• Je zorgt voor de (logistieke) voorbereiding van interne en externe bijeenkomsten;

• Je denkt mee over de efficiëntie van administratieve processen, signaleert verbeterpunten en neemt initiatief om de organisatorische processen te stroomlijnen;

• Je helpt actief mee in de organisatie van leuke team activiteiten die we regelmatig organiseren en werkt samen met de management teams van de CCO en COO;

• Bij afwezigheid van één van de collega secretaresses ondersteun je ook de CEO en CFO, waarbij je dezelfde mate van professionaliteit en zorg biedt in administratieve en organisatorische taken.

Wordt dit jouw nieuwe uitdaging?

Als management assistent ben jij de spin in het web, flexibel en stressbestendig, met een scherp oog voor detail. Je past je moeiteloos aan veranderende omstandigheden aan en blijft altijd gestructureerd werken, zelfs onder tijdsdruk. Met jouw klantgerichte houding zorg je ervoor dat zowel interne als externe stakeholders altijd goed geïnformeerd zijn. Je hebt een sterk organisatiebewustzijn en weet precies wie je moet betrekken bij besluitvormingsprocessen. Jij werkt ordelijk, maakt heldere afspraken en hebt altijd alles onder controle, waardoor je de directie optimaal ondersteunt. Integriteit en vertrouwelijkheid zijn voor jou vanzelfsprekend; je handelt altijd met zorg en verantwoordelijkheid.

De standplaats voor deze functie is in Schiedam, perfect gelegen tussen de snelweg en het station in.

Dit neem je mee:

• Een afgeronde Mbo-opleiding in de richting van Directiesecretaresse/Management Assistent;

• Minimaal 5 jaar relevante werkervaring als directiesecretaresse;

• Uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden;

• Als een spin in het web kunnen opereren in een omgeving die continu in beweging is;

• Goede kennis van MS Office applicaties zoals: Outlook, Word, Power Point en Excel;

• In staat om te gaan met vertrouwelijke informatie en stukken;

• Je bent 32 tot 40 uur per week beschikbaar (vrijdag als vaste werkdag is een pre);

• Een flexibele opstelling (met betrekking tot werktijden en bereikbaarheid);

• Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift;

• Kennis van de telecomsector is een pre.

Waarom DELTA?

Onze arbeidsvoorwaarden zijn niet alleen goed, maar ook nog eens flexibel in te zetten. Met onze uitstekende pensioenregeling wordt ook aan je toekomst gedacht en met jouw Benefit Budget bepaal je zelf hoe je jouw arbeidsvoorwaarden inzet. Ook zijn er volop ontwikkelmogelijkheden binnen onze organisatie.